quarta-feira, 28 de agosto de 2013

Organize-se para organizar

Quando uma empresa contrata um consultor para reorganizar setores específicos ou gerais na organização, não está contratando nenhum mago ou demiurgo da gestão. Na verdade ela está apenas transferindo para terceiros o que eles mesmos sabem o que tem que fazer. Mas não fazem ou não conseguem faze-lo por uma série de razões cósmicas. Na maioria das vezes os gerentes têm problemas é na equipe de trabalho por não conseguir geri-la com eficiência. Para fazer funcionar eficazmente uma equipe, é necessário antes de tudo organiza-la para que seja possível atingir bons resultados através da dinamização das pessoas. Na verdade o principal conselho a ser dado a qualquer gerente seria: Organize-se para organizar. Primeiro arrume a sua casa, seu terreiro. Na verdade o que mais limita o gerente ou gestor na sua organização pessoal, são aquelas atividades que ele mais gosta de fazer. Se não se preparar convenientemente acaba por dedicar-lhes muito tempo ou fazê-las em primeiro lugar com prejuízo de outras importantes que dependem exclusivamente dele, da sua atuação e intervenção direta no processo.
                                Para gerir melhor as suas motivações, com regularidade, é necessário fazer uma análise sobre do próprio trabalho, tipo listar as atividades das quais retira mais e menos prazer; identificar as fontes de poder em que habitualmente se apoia de modo a ponderar as vantagem e desvantagens que lhes estão associadas. O apoio na posição hierárquica não é recomendável se utilizado para se impor ou para o levar a assumir com regularidade funções de mera execução; será positivo se fizer as coisas andarem com rapidez; se apoiar na capacidade de trabalho será negativo se o utilizar para absorver cargas de execução, com o risco acrescido de total falência se forem excessivas; mas será positivo para imprimir elevados ritmos de execução e suportar bem as tensões pessoais e coletivas daí resultantes;
 
                               
 Retire uma conclusão sobre como o que faz e o que deixa de fazer, e as fontes de poder em que habitualmente se apoia, afeta o funcionamento da sua equipe de trabalho. Mas é fundamental que defina um plano de mudança pessoal realista para melhorar o seu modo de proceder. Estará em jogo aumentar a sua auto-organização. Proceda para isso à seguinte análise: Enumere e classifique as tarefas que tem de realizar e discrimine-as em tarefas da seguinte maneira:

      Importantes e urgentes. São aquelas que contribuem diretamente para os objetivos/missão que lhe estão atribuídos e têm prazos imediatos. Deve dar-lhes prioridade e dedicar-lhes o tempo necessário;

       Importantes, não urgentes. São aquelas que contribuem diretamente para os objetivos que lhe estão atribuídos, mas não lhe impõem prazos imediatos. Deve programá-las com antecedência e dedicar-lhes bastante tempo;

      Urgentes, não importantes. São aquelas que não contribuem para os objetivos/missão que lhe estão atribuídos, mas que têm prazos imediatos. Deve dar-lhes prioridade e dedicar-lhes o menor tempo possível;


     
Rotineiras. Aquelas que são necessárias ou que contribuem para melhorar a sua eficiência. Só as deve fazer quando houver tempo e deve estipular um prazo limite para se ocupar delas, mesmo que não as termine. Planifique e programe as suas tarefas, atribuindo-lhes uma sequencia e um tempo de realização (não se esqueça de reservar margens de tempo para as tarefas imprevistas). Sem exageros de rigidez, auto discipline-se para cumprir a programação. Não se esquecendo de que cumprir um plano e ser fiel a ele é a parte mais exigente e importante de uma linha de ação estabelecida, e que para uma equipe funcionar como um relógio ela precisa mais do que um gestor, precisa de um líder.

Como fazer o departamento de PCP funcionar?


Planejar é uma das atividades mais importantes dentro de uma organização e portanto deve ocupar um lugar de destaque dentro dela. Na verdade, mesmo planejando tudo muito direitinho, ainda assim acontecem um monte de problemas, imagine, pois, sem fazê? Seria o masoquismo levado às últimas consequências. Para que sejam obtidos melhores resultados e aumento da competitividade no mercado, as empresas em geral tem como metas maximizar a produtividade, minimizar os custos e aumentar constantemente a qualidade final dos seus produtos, atendendo as demandas e cumprindo com os prazos de entrega estabelecidos. Nas empresas industriais o depto de planejamento e controle de produção, o nosso PCP, tem importância relativamente grande. Relativamente porque varia conforme o tipo de produção; numa indústria de produção seriada e automática, onde a matéria-prima entra de um lado e o produto acabado sai prontinho do outro, a rotina é tranquila e o peso do PCP é pequeno e praticamente se transforma em PCM (planejamento e controle de materiais). Inclusive os sistemas e softwares existentes (mrp/erp/mrp II), imaginam que todas as empresas são de produção seriada e focam toda a sua plataforma em controle de estoques, controles de custos e outras perfumarias, passando batido pelas necessidades das empresas de produção manufaturada e sob encomenda, que precisam automatizar o planejamento da fabricação, lá no caldeirão do diabo, no chão de fábrica. Aliás, nenhum destes sistemas mrp/erp/mrp II existentes no mercado atendem totalmente as necessidade de planejamento de manufatura de uma indústria de produção não seriada ou sob encomenda. Nenhum!
Numa empresa de produção por manufatura não seriada e/ou sob encomenda o buraco é mais embaixo, bem mais embaixo, na verdade muito mais embaixo ainda, e a importância e responsabilidades do PCP aumentam enormemente, uma vez que o cumprimento dos prazos, mais do que ser o objetivo da empresa em satisfazer as necessidades do cliente, é responsável também pela materialização da previsão de faturamento do mês. Portanto, dentro deste processo de busca dos objetivos a serem atingidos, o planejamento e controle da produção é o depto responsável pelo gerenciamento da produção, dos processos de fabricação, da logística, dos materiais, da disponibilidade de máquinas e mão de obra, do acompanhamento da fabricação, etc., etc. e etc. e inclusive se chover a culpa será do PCP. Então, a partir destes pontos de vista, a pergunta que não quer calar é: o que é necessário para um depto destes funcionar bem? O que é necessário para que tudo aconteça bonitinho como estão nos mapas de produção ou nas telas dos terminais? Bem, no ponto de vista do pessoal da empresa Elemaq – Elementos de Máquinas, de Curitiba, deverá ter como fonte, um bom departamento de engenharia e projetos, Observa-se ainda que indiferentemente da perfeição ou não do planejamento e controle da produção de uma indústria, os acontecimentos nem sempre ocorrem conforme o que foi planejado; na verdade quase nunca, por conta das imponderabilidades, erros de previsões e simulações ou ainda a não qualidade, entre outros fatores. Gargalos em processos de fabricação ou quebras de máquinas podem acontecer, fazendo com que a produção perda em produtividade. Há ainda o fato de que todas as indústrias, por mais que trabalhem em um mesmo segmento, altamente organizado e estruturado em termos de informações (listas ou estruturas de engenharia) dos produtos a serem fabricados. Sem um projeto de engenharia de produção bem detalhado e correto, com os respectivos delineamentos, tempos-padrão, especificação do processo de fabricação, e etc., as chances de um bom planejamento são praticamente nulas.
possuem particularidades. Assim sendo, as empresas planejam e controlam sua produção de maneira totalmente ajustada e adaptada para sua realidade de trabalho; de acordo com o tamanho da indústria, do estilo de produção e da diversidade e quantidade de produtos fabricados, cada uma delas necessitará de um modelo particular de pcp totalmente estruturado de acordo com as suas necessidades e possibilidades. Tudo bem. Podemos de fato concordar que um bom depto de engenharia é forte garantia de sucesso de um depto de pcp, que ajuda e muito, mas ainda não é garantia de sucesso por si só.
Na verdade, várias ferramentas podem ser utilizadas dentro do contexto do planejamento e controle da produção; todas com o objetivo principal de auxiliar a gerência do pcp na tomada de decisões em casos de acontecimento de imprevistos e na análise do estudo comparativo entre o planejamento inicial e a realização efetiva dos processos de fabricação. Podemos ainda acrescentar os modelos matemáticos e algoritmos usados pelos exegetas e puristas da infomatematicolândia, que possuem lindas equações e gráficos irados que convenceriam os mais incrédulos dos Tomés de que a encomenda daquela estatal de energia enorme seria entregue dentro dos prazos, porque a interseção da abscissa ki com a ordenada mn define o ponto de convergência polar superior, garantidor de que tudo dará certo, sem nenhuma dúvida. É, pode ser, mas ainda não é suficiente para garantir que o pcp vai funcionar. Ainda falta alguma coisa, como veremos na segunda parte deste artigo.
O depto de planejamento e controle da produção é parte fundamental de um processo que envolve o planejamento e a organização de todos os processos de fabricação da produção, sendo de extrema importância para a obtenção de melhores resultados a nível de aumento da produtividade. O pcp faz o planejamento da produção em toda a sua extensão e atua na coordenação de suas ações, com a finalidade de que sejam cumpridos e atingidos todos os resultados previamente estabelecidos em termos de quantidade, qualidade, prazo e lugar. Por isso precisa funcionar bem. Vimos no artigo anterior que um bom depto de engenharia de produção dá substancial ajuda ao pcp, no sentido de fornecer valiosas informações que permitam ao depto ser determinístico em relação as datas em que efetivamente ocorrerão os eventos. Demonstramos ainda que a utilização de modelos matemáticos e informática também só somam. Além disso um bom acompanhamento através de softwares específicos são importantes em controle de obras de grande porte, de caldeiraria ou de montagem por exemplo.
Através do acompanhamento, a gerência de pcp tem a possibilidade de verificar, dentre todos os serviços em andamento, quais deverão ser executados em um determinado período, bem como verificar com antecedência o acontecimento de possíveis gargalos de fabricação. Assim sendo, possibilita programar as máquinas e o pessoal de chão de fábrica para executar as tarefas conforme planejado. Um outro aspecto também interessante neste tipo de controle é a possibilidade de poder determinar antecipadamente, quais os funcionários que estarão envolvidos no processo de fabricação, bem como também prever possíveis necessidades de utilização de horas extras, de acordo com a demanda. No caso de ocorrências de imprevistos durante os processos de fabricação, tais como quebra de máquinas ou falta de mão de obra, é possível realizar estudos que possibilitem a gerência chegar a uma tomada de decisão com maior velocidade e confiabilidade, através da visualização da programação de cada processo em todos os serviços, sempre visando à solução dos problemas sem que ocorram atrasos na fabricação. O acompanhamento da produção é muito importante, pois permite a introdução de correções que garantirão a execução do programa previsto. Outro detalhe importante é a possibilidade de, com antecedência, poder planejar a manutenção de máquinas e equipamentos, não gerando maiores problemas para o pessoal da produção. O que falta então para um pcp funcionar bem?

Bem, vimos que temos todos os meios para realizar uma obra no prazo, não é? Então o que falta para aumentar o grau de certeza de sucesso do pcp? Saber se o material já está todo comprado. Este é o maior problema que impede o pcp de funcionar bem: o setor de compras. Em muitas indústrias ele não está subordinado ao pcp, ora atua isoladamente, ora tem gerência própria ou nem uma coisa e nem outra. Mas este é o calcanhar de Aquiles. Normalmente uma empresa gasta grande parte da sua receita na compra de materiais, suprimentos e serviços. Um pequeno percentual de economia em custos de material pode significar um aumento substancial nos lucros. Assim, um bom setor de compras é, também, peça chave na lucratividade da empresa. Um setor de compras deve ficar subordinado ao pcp por vários motivos citando dentre eles: a necessidade de execução de um planejamento e programação de compras que atue concomitantemente com a programação de fabricação, vale dizer que itens de fabricação terão que estar disponíveis muito antes que itens de montagens; por outro lado não tem o menor sentido grandes quantidades de materiais caríssimos dormindo no almoxarifado, suas faturas vencendo trinta dias depois da chegada, sem que os mesmos tenham entrado em fabricação.
Adicionalmente o controle do lead time de compras é fundamental e tem de ser feito a pente fino, com o mesmo rigor com que se controla a produção. Contudo para que isto vire realidade há que se ter fornecedores de produtos e serviços confiáveis e selecionados, o que nos leva a uma outra providência que é a seleção e qualificação de fornecedores, tarefa altamente estratégica para os negócios de qualquer indústria, de forma a ter um sistema de compras garantida, o que nos levaria a ter de responder a algumas questões: Quais seriam as fases de seleção de fornecedores ? Quem deve efetuar esta seleção e qualificação? Qualificação por visita ou por formulário eletrônico? Como fazer a Relação de Fornecedores? Quais seriam as características ideais de um fornecedor dentro do tipo de negócio da empresa? Como encontrar o fornecedor do "tamanho ideal" em relação ao volume de negócios da organização? Onde encontrar fornecedores para um produto ou serviço que nunca foi comprado antes? Como racionalizar a base de fornecedores? São perguntas cujas respostas tem de estar na ponta da língua para um pcp funcionar bem.

É possível um bom depto de pcp funcionar, mesmo sem uma engenharia de produção atuante e completa, ou mesmo sem um sistema informatizado com simuladores de última geração, ou ainda sem um acompanhamento eficaz. Mas é impossível acontecer sem um setor de compras que disponibilize os materiais certos, nas quantidades certas, com a especificações e qualidades certas. Na hora certa!

segunda-feira, 26 de agosto de 2013

Sistema Completo para PCP

Olá caros colegas de profissão, hoje estarei postando meu mais novo projeto:
Um sistema completo para PCP, pode ser utilizado em muitas empresas desde que bem configurado, espero que seja útil para seu aprendizado ou na seu novo trabalho.
Abaixo segue as telas do sistema para se ter uma noção.





Caso tenha gostado ou tenha alguma dúvida, me mande um e-mail que estarei pronto para te atender.
Logo mais estarei disponibilizando uma cópia para ser feito instalação em seu computador.


Segue alguns exemplos de literatura que pode ajuda-lo no seu dia a dia como profissional de PCP:

Como ouvir as pessoas.
Delegar tarefas com segurança.
Feed Back.
Como motivar pessoas.
Como tornar-se um líder.
O monge e o executivo.

segunda-feira, 25 de fevereiro de 2013

Planilha de Cálculo para PPCP

      Para os profissionais da área de PPCP ou PCP, estou divulgando minha planilha que utilizo para calcular todo processo de Planejamento Programação e Controle de Produção, com destaques para faturamento.
      Esta planilha é para aqueles que ainda não tem um sistema de chão de fábrica, dá um pouco de trabalho para acertar mais depois fica bem fácil dar prazos de entrega bem precisos para a área comercial.
      Para iniciar vou mostrar passo a passo como montar um mini MRP.
Download do arquivo em excel:

Relatório de cadastro de itens
Para calcular uma tabela dinâmica.
O gráfico acima representa as necessidades de estoque para fabricar os produtos.

      No próximo exemplo teremos o MRP já com pedidos e definição de datas de produção para o cliente.

 Clique aqui e baixe o MRP-2 com pedidos e definição de datas de produção.


Pessoal nos últimos meses eu estava bem atarefado com muitos projetos, mas agora vou destinar parte do meu tempo para meu blog, inclusive a planilha já esta disponível para download, fique a vontade para copiar.
      Informo que é possível rodar uma empresa de médio porte com uma planilha bem ajustada, basta ter um pouco de conhecimento no sistema da empresa e ajustar na planilha, se você precisar de uma consultoria estou a disposição, para os meu seguidores do blog cobrarei um preço simbólico, meu maior intuito é realmente ajudar e colaborar com os novatos no setor que não tem um ERP e caso você precise de um sistema para PCP, estou desenvolvendo um sistema completo para PCP, me mande um e-mail que poderei enviar maiores informações.

Um grande abraço a todos e sucesso na vida profissional.
e-mail para contato: israel.ladeira@gmail.com